¿Tiene problemas con la inscripción de sus documentos en el Registro de la Propiedad? Aquí podemos ayudarle.

Problemas en la inscripción de documentos

La inscripción de documentos en el Registro de la Propiedad debe pasar por el cedazo de la calificación del Registrador. Los documentos entran al Registro mediante su presentación. Desde ese momento se le asigna un asiento y se pone en turno para ser calificado. La calificación registral es el proceso en el que el Registrador examina el documento presentado y se asegura que cumpla con los requisitos para ser inscrito. De cumplir, se inscribirá el documento en los libros del Registro bajo la firma del Registrador. De haber alguna falta, se notificará al Notario para que las subsane dentro del término provisto por ley. De no subsanarse las faltas, el asiento de presentación será caducado, con lo que pierde su turno para ser inscrito sin haberse practicado la inscripción.

Esto puede tener consecuencias serias. Una hipoteca no quedará constituida si no se inscribe, por lo que el banco se quedaría sin una garantía hipotecaria. Un comprador no podrá inscribir la propiedad a su nombre si primero no se inscribe el título del vendedor. A esto último se le conoce como el principio del tracto sucesivo, bajo el cual cada inscripción en los libros del Registro de la Propiedad debe apoyarse en uno anterior y debe haber continuidad entre los titulares.

Algunos documentos requieren ser acompañados de documentos complementarios. Tal es el ejemplo de las segregaciones, que deben estar acompañadas de su correspondiente plano y aprobación de la agencia pertinente. De no existir dichos documentos complementarios, o de tener faltas, no se podrá inscribir el documento principal. Algunos ejemplos de documentos comunes y sus respectivos documentos complementarios son:

  1. Segregaciones: plano de inscripción y aprobación por la agencia pertinente.
  2. Declaratorias de herederos: deben estar acompañadas de una instancia al Registrador, el Relevo de Herencias de Hacienda y una certificación negativa de deuda de ASUME.
  3. Testamento abierto: certificado de defunción, el Relevo de Herencias de Hacienda y una certificación negativa de deuda de ASUME.

Las faltas más comunes:

  1. El documento tiene una falta: no se observó alguna formalidad necesaria o no se incluyeron datos necesarios para la inscripción. Algunos ejemplos son:
    1. Descripción legal de la propiedad no concuerda con la del Registro.
    2. Los datos de inscripción de la propiedad son incorrectos.
    3. Se pretende segregar un solar de mayor cabida que la finca de la cual procede.
    4. La compraventa se hizo por un precio menor al valor por el cual los vendedores la adquirieron y no se expresó en la escritura si ello constituía una donación o no y la razón.
    5. Faltó el consentimiento de alguno de los titulares.
  2. No se pagaron los aranceles correspondientes: la inscripción de documentos en el Registro requiere el pago de aranceles, que se determinan a base del valor de las transacciones que se llevan a cabo.
  3. No se incluyó algún documento complementario necesario: enumeramos algunos ejemplos arriba.
  4. No hay tracto sucesivo: el adquiriente no puede inscribir su título porque no aparece inscrito el título de la persona de quien la adquirió. Es muy común encontrar casos en los que hay que inscribir los derechos de una persona que falleció y luego los derechos de sus herederos, para que pueda inscribirse el título de quien le compró a los herederos. Esta es una de las razones por las que es altamente recomendable realizar un estudio de título sobre la propiedad que se pretenda vender o comprar.

¿Qué hacer si le notifican un documento?

Por lo general, el notario que autorizó la escritura se enterará de la falta y es su deber ético corregirla si se le puede atribuir la omisión que dio lugar a la falta.

El Artículo 240 de la Ley del Registro de la Propiedad Inmobiliaria (Ley Núm. 210 de 2015) establece lo siguiente:

El notario o funcionario que por su falta cometa alguna omisión que impida inscribir el acto o contrato contenido en el documento presentado, conforme lo dispuesto en la ley, subsanará prontamente y a su costo al ser requerido mediante notificación. De ser necesario y posible, extenderá un nuevo documento.

Si usted presentó el documento en el Registro de la Propiedad, es posible que reciba la notificación de las faltas por correo electrónico a la dirección que usted provea durante el proceso de presentación. En ese caso, contacte al notario y provéale copia de la notificación para que le oriente cómo puede subsanarse. En la eventualidad de que el notario no esté practicando ya la notaría o que no esté realizando los trámites para subsanar las faltas, oriéntese con otro notario con la mayor prontitud. Recuerde que hay un término corriendo y que podría caducar el asiento de presentación si no se subsanan, con lo que perdería el importe de los aranceles de inscripción que pagó cuando presentó el documento. De poderse subsanar las faltas dentro del término, el Registrador se asegurará de que no hayan más faltas y procederá a inscribir el documento.

¿Qué opciones tiene si entiende que no podrá subsanar las faltas dentro del término provisto por ley?

El documento puede ser retirado sin que se cancelen los sellos y comprobantes, pero perderá su turno. Hay que primero evaluar las consecuencias. Por ejemplo, se debe averiguar si existen otros documentos presentados que dependan de ese documento para su inscripción (principio de tracto sucesivo), ya que se afectarían si se retira el documento con las faltas. En ocasiones, se pueden retirar todos los documentos y volverlos a presentar cuando se subsanen las faltas. Esto requiere coordinación entre los notarios que hayan participado en el otorgamiento o presentación de los documentos.

¿Qué hacer luego de que el notario me informe que subsanó las faltas?

Existe una práctica común y poco deseable de algunos notarios de retirar los documentos y luego volverlos a presentar sin haber subsanado las faltas. Tan es así, que el antes mencionado Artículo 240 de la Ley del Registro de la Propiedad Inmobiliaria también establece que:

Todo notario cuyo documento sea notificado en tres ocasiones por los mismos defectos sin que se corrijan los mismos, podrá ser referido por el Registrador vía correo electrónico a la Oficina de Inspección de Notarías para la acción correspondiente. Dicho referido se efectuará simultáneamente con la tercera notificación.

Conviene que se realice un estudio de título por un investigador independiente para verificar si se corrigieron las faltas. Conviene informarle al investigador sobre las faltas anteriores para que este tenga conocimiento y examine cuidadosamente los documentos.

ARTÍCULOS RELACIONADOS

foto artículo estudio de titulo

El estudio de título y su importancia

Conoce qué es un estudio de título, sus partes y contestaciones a preguntas más frecuentes.

foto articulo derechos de los confinados

Guía de compraventa de inmuebles en Puerto Rico

Una guía completa para que te orientes sobre los aspectos legales de la compraventa de inmuebles.

foto articulo aumenta el valor de propiedad

Cómo cancelar hipotecas en el Registro de la Propiedad

Conoce las diferentes formas en que se puede solicitar la cancelación de hipotecas en el Registro.